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Nimmt ganz schön viel Platz weg. Die Akten eines deutschen Grundbuchamtes.
© picture-alliance /dpa/

World Paper Free Day 2016 Das Ende des Papiers

Sollten in einem modernen Unternehmen nicht alle Daten ausschließlich digital erfasst sein? Nein: Komplette Papierfreiheit ist nur etwas für emotional unverwüstliche Menschen. Ein Gastbeitrag

"Papierfrei" ist seit rund dreißig Jahren ein Schlagwort. Es ist eine Phrase, die Bilder herbeizaubert - von Geschäften mit aufgeräumten und modernen Büros oder von Menschen, die minimalistisch und total modern leben. Leben, in denen alle Dateien digital sind, wo Ablagekörbe verboten sind und wo Kontoauszüge, Rechnungen oder anderer persönlicher Papierkram nicht Chaos ins Home Office und in die Schreibtischschubladen bringt.

Am „World Paper Free Day”, an diesem 4. November 2016, ist es vielleicht an der Zeit, unsere Beziehung zu Papier zu reflektieren und wie wir unsere Dokumente verwalten. Für einige Menschen ist das Konzept, auf Papier zu verzichten, erstrebenswert, aber in allen Abläufen auf Papier zu verzichten, lässt manchen einen Schauer über den Rücken laufen.

Wir hängen an Papier, was es für einige von uns schwierig macht, nur darüber nachzudenken, auf Papier zu verzichten. Papier ist nützlich; Es stellt einen physischen Beleg eines Dokuments, Ereignisses oder eines Stücks Information dar. Wir können es lesen, markieren, als Beleg nutzen und mit anderen teilen. Wir können es mit anderen ähnlichen Dokumenten archivieren, und einigen Berichten zufolge kann die taktile Wahrnehmung beim Lesen auf Papier dazu beitragen, lange Texte intuitiv und effektiv zu erfassen - etwas, das sich schwer auf einem Bildschirm reproduzieren lässt.

Menschen haben die Tendenz, auch elektronische Dokumente auszudrucken

Viele Menschen sind beim Lernen von Computern und Tablets weniger aufnahmefähig als bei dem von Papier. So haben Menschen die Tendenz, auch elektronische Dokumente auszudrucken. Im Jahr 2003 fanden Abigail Sellen und Richard Harper, die Autoren von The Myth of the Paperless Office heraus, dass Unternehmen, die E-Mails verwendeten, einen 40-Prozent-höheren Papierverbrauch hatten. Vielleicht ist das keine Überraschung - manchmal drucken wir unsere Dokumente, um sie besser verarbeiten zu können, bevor wir Entscheidungen treffen. Manchmal behalten wir sie ordentlich abgeheftet als "Sicherheitsnetz" für zukünftige Zwecke.

Trotz der deutlichen Vorteile beim Verarbeiten von Informationen in Papierform, kann es zu viel von einer guten Sache geben. In vielen Fällen kann unsere Liebe zu Papier zum Missmanagement von Dokumenten führen, wie bei Menschen, die Papier-Dokumente „nur für den Fall" horten, dass sie diese wieder brauchen. Wenn wir ehrlich sind, gibt es viele alte Bankauszüge, veraltete Garantien und Quittungen zu Hause, die wir nicht mehr brauchen. Es fühlt sich nur falsch an, sie loszuwerden.

Sobald man diese „Sammel-Mentalität“ auf die Unternehmensumgebung überträgt, können die Ergebnisse alarmierend sein. Es gibt strenge Bestimmungen, wie Unternehmen Informationen archivieren und wie lange Akten wie Verträge, Personalakten und Kontodaten aufbewahrt werden dürfen. Allerdings haben viele schon den Lebenslauf eines Bewerbers zu lange aufbewahrt, oder Kundenakten aus Bequemlichkeit an mehr als einem Ort aufbewahrt. Doch angesichts sich ständig weiterentwickelnder Datenschutzbestimmungen könnten sich unvorsichtige Unternehmen, durch die Sammelgewohnheiten der Mitarbeiter, auf der falschen Seite des Gesetzes wiederfinden.

Das Gegenteil der Papiersammler sind Wegwerfer – Menschen, die bequem ein papierfreies Leben führen können. Diese Personen verwenden Online-Tools wie Evernote, um ihre To-Do-Listen zu schreiben, sie koordinieren Familie und Arbeit mit einem Online-Kalender, und dieser Kalender synchronisiert sich über mehrere Geräte und Anwendungen. Sie brauchen kein Papier. Es ist Ballast für sie. Auf alles, was sie brauchen könnten, können sie über einen Bildschirm zugreifen.

Manche verlieren den Überblick darüber, wie oft sie einen Lebenslauf mit Kollegen geteilt haben

Nur weil sie papierfrei leben, bedeutet das jedoch nicht, dass Papier-Wegwerfer deswegen Dokumentenmanagement-Experten sind. Genau wie bei jedem anderen könnte man entdecken, wie sie persönliche Dokumente auf dem Desktop abspeichern, anstatt am korrekten und sicheren zentralen Aufbewahrungsort, oder wie sie den Überblick darüber verlieren, wie oft sie einen Lebenslauf mit Kollegen geteilt haben.

Angesichts des taktilen Charakters von Papier eignet sich komplette Papierfreiheit wohl nur für die emotional Unverwüstlichen. Es gibt ökologische Vorteile und messbare Energie-Spar-Vorteile in Hinblick auf papierfreies Arbeiten, aber die papierlose Lagerung und Verwaltung von Dokumenten ist nicht frei von Hürden. Die gleichen Datenschutzbestimmungen gelten; also auch wenn sie digital ist, kann die Speicherung von Informationen auf dem Laptop statt im zentralen Verwahrungsort oder die Aufbewahrung von Personalunterlagen in einer E-Mail statt in einem geschützten Archiv ein Unternehmen in Schwierigkeiten bringen, wenn gegen die Vorschriften verstoßen wird. Es müssen Prozesse eingeführt werden, um die Informationen im Überblick zu haben, wenn das Unternehmen weiterhin den Vorgaben entsprechen soll.

Ob wir am Arbeitsplatz oder zu Hause sind, es gibt keine Notwendigkeit, jede Bindung zum Papier zu kappen, wenn wir nicht bereit sind. Für diejenigen, die ein Gleichgewicht zwischen Sammeln und Wegwerfen finden wollen, schlägt Iron Mountain „Papiereffizient“ als tragfähige Alternative vor. Papier muss nicht verschwinden - viele Dokumente müssen auf Papier aufbewahrt werden, bis sie nicht mehr benötigt werden oder die Aufbewahrungsvorgaben eine sichere Entsorgung erfordern. Es könnte verlockend sein, das gesamte Papier auf dem schnellen Weg zu Papierfreiheit zu digitalisieren. Allerdings ist es für die meisten Organisationen mit einem Papiererbe einfach zu teuer alles zu Digitalisieren. Beim „Papiereffizienten“-Ansatz können Unternehmen darüber nachdenken, Dokumente je nachdem zu digitalisieren, inwieweit sie erforderlich sind. Dies ist kosteneffektiv und reduziert das Fehlerrisiko.

Auf welche Weise auch immer, es muss sichergestellt sein, dass alle Informationen mit Sorgfalt und entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen gehandhabt werden. Also, warum nicht diesen World Paper Free Day zu dem Tag machen, an dem alle aufbewahrten Dokumente genau unter die Lupe genommen werden. Egal, ob man nun ein Sammler oder ein Wegwerfer ist, es lohnt sich zu fragen , wie man digitalisierte und papierbasierte Informationen besser verwalten kann und wie man andere dabei unterstützt, dasselbe zu tun.

- Hans-Günter Börgmann ist Geschäftsführer bei der Iron Mountain Deutschland GmbH, einem Dienstleistungsunternehmen für Lösungen im Bereich Archivierungs- und Informationsmanagement.

Hans-Günter Börgmann

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